入居クレーム続出でオーナーのストレス限界⇒管理変更を決意|賃貸管理・プロパティマネジメント 当社とのお付き合い物語 ハウステーションプロパティマネジメント
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入居クレーム続出でオーナーのストレス限界⇒管理変更を決意
鳴りやまない電話。入居者から直接の電話が増えてきた…
ある日、長年お付き合いのあるオーナー様から、入居者対応についてのご相談をいただきました。最近、入居者から直接、修理依頼や契約更新の問い合わせが頻繁に入るようになり、管理会社に連絡しているにもかかわらず対応が遅いとの声が寄せられているとのこと。オーナー様としては、これまで特に問題なく運営してきたはずなのに、なぜ突然このような事態が起こっているのか困惑されていました。私たちはまず、現状を詳しく把握することから始めました。
書類整理と入居者管理や契約更新を適正に漏れなく行ってほしい
調査を進めると、問題の根本原因が見えてきました。前管理会社は地元で長年営業している不動産会社でしたが、後継者不足により職員の高齢化が進み、業務が円滑に進められなくなっていたのです。入居者からの連絡は受けていたものの、対応に遅れが生じたり、報告がオーナー様に届いていなかったりするケースが多発していました。そこで、オーナー様と前管理会社との間に入り、双方の意見を調整しながら管理業務の引継ぎを進める必要があると判断しました。
管理会社の変更を決意⇒ハウステーションにて管理業務の引継ぎを真摯に対応
私たちは、まず前管理会社と直接面談し、現在の管理体制の課題を共有しました。前管理会社は「これまで通り対応できる」と主張しましたが、オーナー様も入居者対応の実態を説明し、入居者に負担がかかっていることを理解してもらうよう説得してくださりました。その上で、管理業務のスムーズな移行を実現するため、引継ぎの段取りを慎重に整えました。特に、既存の修繕依頼や契約更新案件をリストアップし、滞りなく進められるように細かく確認を行いました。
連絡窓口の一本化、迅速な管理対応、入居者の満足度を高める各種提案で入居者満足度UP
管理会社変更後、私たちはまず入居者満足度の向上に注力しました。すべての入居者へヒアリングを行い、室内の不具合を把握し、迅速に対応。また、オーナー様が負担していたケーブルテレビの有料チャンネルサービスについても見直しを提案しました。実際に利用している入居者がいなかったため、代わりにインターネット無料プランへ変更し、オーナー様の負担を抑えながら入居者の満足度を向上させました。結果として、入居者からは「管理が行き届くようになった」との評価をいただき、オーナー様にも安心していただける管理体制を確立することができました。
これまでは顧客満足というものを考えたことがありませんでしたが、建物が古くなるにつれてそういったものが大切になっていくことやそれを提案してくれるパートナーが必要だということを実感しました。
前管理会社も頑張ってくれていたのですが、職員さんの退職により業務に手が回りきらなくなり、管理変更になったという事例です。
オーナーもこれを機に代替わりされ、現在ではご子息と話し合いながら今後の賃貸経営のご相談を受けております。
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